如何在Microsoft Excel电子表格之间交叉引用单元格

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在Microsoft Excel中,引用其他工作表上的单元格甚至是不同的Excel文件是一项常见任务。起初,这看起来有点令人生畏和困惑,但一旦你理解它是怎样工作的,它就不那么难了。

在本文中,我们将介绍怎样在同一Excel文件中引用另一个工作表以及怎样引用其他Excel文件。我们还将介绍怎样在函数中引用单元格范围,怎样使用已定义的名称使事情更简单,以及怎样使用VLOOKUP进行动态引用。

怎样在同一Excel文件中引用另一个工作表

基本单元格引用被写为列字母,后跟行号。

因此,单元格引用B3指的是B列和第3行交叉处的单元格。

当引用其他工作表上的单元格时,此单元格引用前面是另一个工作表的名称。例如,下面是工作表名称“January”上对单元格B3的引用。

=一月!B3

感叹号(!)将工作表名称与单元格地址分开。

如果工作表名称包含空格,则必须在引用中用引号括起名称。

='1月销售'!B3

要创建这些引用,可以直接在单元格中键入它们。但是,让Excel为您编写参考更容易,更可靠。

在单元格中键入等号(=),单击工作表选项卡,然后单击要交叉引用的单元格。

在执行此操作时,Excel会在公式栏中为您编写参考。

公式中的表格参考

按Enter键以完成公式。

怎样引用另一个Excel文件

您可以使用相同的方法引用其他工作簿的单元格。在开始输入公式之前,请确保已打开其他Excel文件。

键入等号(=),切换到另一个文件,然后单击要引用的该文件中的单元格。完成后按Enter键。

完成的交叉引用包含方括号中的其他工作簿名称,后跟工作表名称和单元格编号。

=(Chicago.xlsx)一月!B3

如果文件或工作表名称包含空格,则需要将文件引用(包括方括号)括在单引号中。

='(纽约.xlsx)1月'!B3

引用另一个工作簿的公式

在此示例中,您可以在单元格地址中看到美元符号($)。这是绝对单元格引用(了解有关绝对单元格引用的更多信息)。

在不同的Excel文件上引用单元格和范围时,默认情况下引用是绝对的。如果需要,您可以将其更改为相对引用。

如果在关闭引用的工作簿时查看公式,它将包含该文件的完整路径。

公式中工作簿的完整文件路径

尽管创建对其他工作簿的引用很简单,但它们更容易受到问题的影响。用户创建或重命名文件夹和移动文件可能会破坏这些引用并导致错误。

如果可能,将数据保存在一个工作簿中更可靠。

怎样交叉引用函数中的单元格范围

引用单个单元格非常有用。但是您可能希望编写一个函数(例如SUM)来引用另一个工作表或工作簿上的一系列单元格。

像往常一样启动该功能,然后单击工作表和单元格范围 – 与前面示例中的方法相同。

在以下示例中,SUM函数将名为Sales的工作表上的范围B2:B6中的值相加。

= SUM(!销售B2:B6)

sum函数中的工作表交叉引用

怎样使用定义的名称进行简单的交叉引用

在Excel中,您可以为单元格或单元格范围指定名称。当您回顾它们时,这比单元格或范围地址更有意义。如果您在电子表格中使用了大量引用,那么命名这些引用可以更容易地看到您已完成的操作。

更好的是,该名称对于该Excel文件中的所有工作表都是唯一的。

例如,我们可以命名一个单元格'ChicagoTotal',然后交叉引用将读取:

= ChicagoTotal

对于像这样的标准引用,这是一个更有意义的替代方法:

=销售!B2

创建定义的名称很容易。首先选择要命名的单元格或单元格区域。

单击左上角的名称框,键入要分配的名称,然后按Enter键。

在Excel中定义名称

创建定义的名称时,不能使用空格。因此,在此示例中,单词已在名称中连接并以大写字母分隔。您还可以使用连字符( – )或下划线(_)等字符分隔单词。

Excel还有一个名称管理器,可以在将来轻松监控这些名称。单击公式>名称管理器。在“名称管理器”窗口中,您可以看到工作簿中所有已定义名称的列表,它们的位置以及它们当前存储的值。

名称管理器来管理定义的名称

然后,您可以使用顶部的按钮编辑和删除这些已定义的名称。

怎样将数据格式化为表格

使用大量相关数据时,使用Excel的“格式为表”功能可以简化引用其中数据的方式。

采取以下简单表格。

产品销售数据的小清单

这可以格式化为表格。

单击列表中的单元格,切换到“主页”选项卡,单击“格式为表”按钮,然后选择一种样式。

将范围格式化为表格

确认单元格范围正确并且表格有标题。

确认用于表格的范围

然后,您可以从“设计”选项卡为表分配有意义的名称。

为Excel表分配名称

然后,如果我们需要总结芝加哥的销售额,我们可以通过其名称(从任何工作表)引用表格,然后使用方括号(()来查看表格列的列表。

在公式中使用结构化引用

通过在列表中双击该列来选择该列,然后输入一个结束方括号。得到的公式看起来像这样:

= SUM(销售(芝加哥))

您可以看到表怎样使汇总函数(如SUM和AVERAGE)的引用数据比标准工作表引用更容易。

该表很小,仅用于演示。表格越大,工作簿中的工作表越多,您看到的好处就越多。

怎样使用VLOOKUP函数进行动态参考

迄今为止在实施例中使用的参考文献都已固定在特定细胞或细胞范围内。这很好,通常足以满足您的需求。

但是,如果您引用的单元格在插入新行时有可能发生更改,或者有人对列表进行排序,该怎么办?

在这些情况下,您无法保证所需的值仍将位于您最初引用的同一单元格中。

这些方案中的另一种方法是使用Excel中的查找功能来搜索列表中的值。这使得它更耐用于更改工作表。

在以下示例中,我们使用VLOOKUP函数通过其员工ID在另一个工作表上查找员工,然后返回其开始日期。

以下是员工的示例列表。

员工名单

VLOOKUP函数向下查看表的第一列,然后将指定列中的信息返回到右侧。

以下VLOOKUP函数搜索在上面显示的列表中输入到单元格A2中的员工ID,并返回从第4列(表格的第四列)加入的日期。

= VLOOKUP(A2,雇员!A:E,4,FALSE)

VLOOKUP功能

下面说明此公式怎样搜索列表并返回正确的信息。

VLOOKUP功能及其工作原理

与前面的示例相比,这个VLOOKUP的好处在于,即使列表按顺序更改,也会找到该员工。

注意: VLOOKUP是一个非常有用的公式,我们在这篇文章中只是表达了它的价值。您可以从我们关于该主题的文章中找到有关怎样使用VLOOKUP的更多信息。你可以在Computergaga上的这篇文章中学到更多使用它的技巧(也由Alan Murray编写)。

在本文中,我们研究了Excel电子表格和工作簿之间交叉引用的多种方法。选择适合您手头任务的方法,并且您感觉很舒服。

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