编写完美的企业电子邮件的提示和技巧

如果您正在寻找改善业务电子邮件的方法,您并不孤单。 专业人士经常以写电子邮件,以清晰,简洁和速度为主要障碍而苦苦挣扎。

编写完美的商务电子邮件不必太复杂,您当然也不需要文学博士学位来撰写清晰而引人注目的电子邮件。 一些简单的提示和技巧可以帮助您更有效地交流,并减少花费的时间。

如果您还没有,请确保查看我们的最佳电子邮件服务列表; 一旦找到舒适且易于使用的电子邮件客户端,所有这些技巧将更易于实现。

1.使用文本格式可以发挥自己的优势。

几乎所有现代电子邮件都是以HTML格式发送的,这意味着您可以利用格式来增加重点或提供​​清晰度。 选择性使用 大胆的,带下划线和斜体的文本可以传达重要性,紧迫性和相关性。

通过使用格式来吸引人们对关键概念的注意,您的电子邮件将 更容易阅读,并一目了然地传达更多信息。 考虑到普通上班族每天会收到80多封电子邮件,这将使您的邮件清晰易懂,从而脱颖而出。

切勿使用大写字母来强调要点; 人们发现它令人反感甚至不礼貌。

格式化可以帮助您的读者了解重要信息或增加重点。

当有人提到文档或网站时,这非常方便,您所要做的就是单击有问题的关键字以自己查看源。 超链接是使您的电子邮件看起来更专业的一种好方法,并且会受到读者的极大欢迎。

这也是另一个原因,选择一个好的电子邮件程序很重要,尽管当今大多数基于Web的程序(例如Gmail)都可以很好地处理链接。 尽管每个应用程序的使用情况有所不同,但Ctrl + K(Mac中为Cmd + K)是添加超链接的几乎通用的热键。 如果它不起作用,只需检查应用程序的“帮助”菜单以获取说明。

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超链接使读者可以快速访问参考信息。

3.避免使用不正常或不专业的字体

是的,这包括漫画无题。 为专业电子邮件选择字体时,请遵循经典字体。 例如,Arial和Calibri都易于阅读,立即熟悉并且非常适合商业环境。 另外,请始终使用相同的字体以最大程度地提高可读性。

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坚持使用中性字体,以获得更专业的外观。

4.花时间创建专业签名

一些公司会就您的签名中包含(或不包含)签名内容制定准则,但如果没有,您将有自由的空间来建立专业形象。

添加公司徽标可以大大改善外观。 现代电子邮件应用程序应允许您将徽标居中并在徽标下方写上文字,或者使徽标左对齐,右对齐文本。 无论哪种方式,您的电子邮件都会立即看起来更加专业,读者可以轻松地将您与公司联系起来。

此外,涉及电子邮件签名时,少即是多。 坚持基本原则:您的姓名和位置,电话号码,以及社交媒体的简单图标(如果适用)。 Twitter,Facebook和Instagram等品牌都具有带有图标的资源页面,您可以将其添加到签名中,这些图标将链接到您的个人资料。

另外,还有多种签名生成器,例如WiseStamp,可帮助您在几分钟内建立专业签名。

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专业的签名在打造优美外观方面大有帮助。

5.校对您的电子邮件

这可能是一个很难养成的习惯,特别是对于我们每天写30或40封电子邮件的人来说,但这将大大改善您的沟通方式。 拼写错误,错别字和不正确的语法都会使您的电子邮件(以及扩展名)显得不那么专业。

不要犹豫,仔细研究一下良好的语法和写作辅助工具。 例如,语法是一种浏览器扩展,许多人发现它有助于捕获此类错误。 但是,请注意不要仅依靠自动书写工具。 您仍然应该从头到尾校对您的电子邮件。

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确保对文档进行校对,不要犹豫,寻找一个好的书写工具。

6.避免绒毛和填充物

像您一样,大多数人的电子邮件接收源源不断。 除了简单的称呼和有礼貌的结语外,还应使事情尽可能直接和简单。 要特别注意重复,连续句子和填充词。

写电子邮件并不像讲话:文本停留在屏幕上,您的读者可以随时访问。 无需多次提及,也无需多次引用相同的产品或概念。

如前所述,通过使用 格式化 对于重点和参考文档的超链接,您可以大大简化文本,以获得更有效的电子邮件。

概括

尽管确实需要练习,但编写出色的企业电子邮件不应感到压力或费时。 这六个简单的技巧将帮助您创建更清晰,更易于阅读和理解的电子邮件,并具有更专业的外观。

自信而及时地制作专业电子邮件是一种可以像其他任何方式一样学习和改进的技能。 在线上有许多资源,包括免费的电子邮件模板,这些模板可以用作启发并可以简化任务。

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