组织 Gmail 以有效使用它的完整指南

尽管 Slack 和 Teams 等应用减少了我们对电子邮件的依赖,但 Gmail 仍然非常相关且重要。 根据一个 麦肯锡报告,一般人每周仍有 28% 的时间花在电子邮件上。 因此,组织 Gmail 以减少混乱并提高生产力是有意义的。

我们收到的电子邮件数量惊人,尤其是来自我们甚至不记得订阅的来源。 还有一些旧的但很重要的电子邮件会在大量新电子邮件中迷失。 这里有一些关于组织 Gmail 电子邮件和让您的工作生活保持清醒的快速提示和技巧。

让我们开始。

1. 整理 Gmail 收件箱

大多数电子邮件最终都会出现在收件箱中,这也是它同时如此混乱和不堪重负的主要原因。 快速查找重要电子邮件的一种方法是更改​​收件箱类型以在顶部显示重要电子邮件。

第1步: 单击设置并选择所有设置。

第2步: 转到收件箱选项卡,您可以在其中选择收件箱类型旁边的默认视图。

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我建议您尝试几种替代方案并检查哪一种适合您的需求:

  • 默认:按日期和时间显示电子邮件
  • 重要事项:Gmail 使用 AI 来决定哪些电子邮件对您很重要
  • 未读优先:组织 Gmail 以便首先显示未读电子邮件
  • 先加星标:由您加星标的电子邮件将首先显示。 使用星号标记重要的电子邮件/ID
  • 优先收件箱:谷歌 国家关注 到您互动最多的电子邮件,并使用该信息首先显示相关电子邮件

您应该检查其他设置。

2. 按文件夹/标签组织 Gmail

Gmail 称其为标签,但意思相同。 一个过滤和存储电子邮件的地方,这样它就不会弄乱收件箱。 我建议将标签的总数保持在较低的水平,不要对它们发疯。 此外,您可以在 Gmail 中创建嵌套标签,即标签内的标签。 它几乎就像一个子文件夹。

我们将创建一个过滤器,告诉 Gmail 发送特定电子邮件或将其保存到该标签。

第1步: 打开要为其创建过滤器的电子邮件。 单击顶部的标签图标以查看现有标签的列表。 看起来像一个指向右边的箭头。

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第2步: 您可以从现有标签列表中进行选择,也可以通过直接在顶部键入名称来创建新标签。 您还可以从这里管理标签设置。

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为了 example,为您从 Medium 或 Quora 收到的所有电子邮件或您订阅的新闻通讯创建一个名为“阅读文摘”的标签。 这些电子邮件现在不会出现在您的收件箱中,而是直接转到 标签或文件夹. 如果您不想为那封奇怪的电子邮件创建新标签,也可以从此菜单将电子邮件移动到标签。

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您还可以对标签进行颜色编码。 滚动侧栏中的标签列表,然后单击旁边的三点菜单图标以选择颜色。

3. 按大小组织 Gmail

Google 为包括 Gmail 在内的所有 Google 应用程序提供 15GB 的免费空间。 空间不足或想打扫房间? 按大小对电子邮件进行排序以查找和删除占用空间但现在不起作用的电子邮件。

搜索运算符是 size:bytes。 这意味着要搜索占用空间超过 15 MB 的电子邮件,您将输入大小:15728640。 命令 size:mb 也有效。

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此时您可以发挥创意并添加更多搜索参数以进一步过滤结果,例如:

  • 大小:mb 有:附件
  • 大小:10mb 有:附件文件名:doc
  • 大小:10mb 大于:5m 小于:8M

尝试几种组合来见证你得到什么样的结果,然后从那里开始。 Gmail 会在搜索栏下方建议更多搜索参数,例如日期和时间,以帮助您找到所需的内容。

4. 管理标签

Gmail 带有许多默认处于活动状态的选项卡。 您不需要或可能不需要所有这些选项卡。

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返回设置,在收件箱选项卡下,您会注意到类别。 您可以在此处轻松打开/关闭这些选项卡。 无法创建新选项卡或将标签分配为选项卡。 不过那会很酷。

5. 按发件人整理 Gmail

寻找来自特定发件人的所有电子邮件。 这很简单,您甚至无需打开电子邮件即可使用。

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右键单击电子邮件并选择“从姓名中查找电子邮件”以开始搜索。 您应该会在几秒钟内查看所有电子邮件。

谷歌邮件摇滚

Gmail 是世界上设计最好的电子邮件服务提供商之一。 有多种方法可以按照您想要的方式对其进行自定义。 您还可以使用隐藏功能、键盘快捷键和搜索运算符来获取所需内容。 我希望以上提示可以帮助您更好地组织收件箱。 也许,甚至达到收件箱零? 手指交叉。

接下来:

您丢失了 Gmail 电子邮件吗? 这里有一些方法可以恢复丢失的 Gmail 电子邮件并为未来的灾难做好准备。 您永远不会丢失另一封电子邮件。

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