整理电子邮件的最佳方式:将它们存档

我们建议使用 OHIO(仅处理一次)来分类您的电子邮件。 OHIO 的一个重要部分是归档您需要保留的电子邮件——将它们从收件箱中取出! 这就是归档至关重要的原因——以及为什么你不应该打扰文件夹。

为什么需要归档电子邮件

快速回顾一下我们在俄亥俄州的文章:您的收件箱不是档案、垃圾箱、文件柜或垃圾场。 这是一个收件箱!

当您的收件箱中有成百上千封电子邮件时,它们很快就会被掩埋。 眼不见心不烦。 查找特定的电子邮件要困难得多,它会使您的邮件客户端运行得更慢(即使您通过 Gmail 等浏览器访问您的电子邮件),并且如果您使用 Outlook 或手机上的 Apple Mail。

底线:将所有电子邮件保存在收件箱中是没有意义的,并且有很多充分的理由不这样做。

考虑到这一点,您需要处理一封电子邮件(回复/转发它,将其转换为任务,设置会议),然后删除该电子邮件或将其存档。 这是你应该怎么做。

忘记收件箱零:使用俄亥俄州来分类您的电子邮件

您应该在哪里存档您的电子邮件

您的电子邮件应该进入存档文件夹。 他们不应该进入数百个精心组织的文件夹中的一个; 他们应该进入一个存档文件夹。


这是一个相当大胆的声明,所以需要一点理由。

首先,文件夹层次结构需要时间来设置和维护,最好花时间处理您的电子邮件。 其次,决定一封电子邮件应该放在哪里可能需要相当多的努力——你同事的一封关于为什么他们可能会错过项目截止日期的电子邮件是否进入了该项目的文件夹? 那个人的文件夹? 一个经验教训文件夹? – 和 决策既费时又费力. 最后,当电子邮件可能位于多个文件夹中的任何一个中时,以后要找到它们可能会非常困难,并且每个文件夹都有数百封电子邮件。

单个存档使您可以轻松地从收件箱中移动电子邮件,因为您无需使用任何思考或决策资源。 您只需处理邮件并将其移动到您的存档中即可。 再简单不过了,当您试图掌握永无止境的电子邮件流时,您希望您的流程尽可能简单易行。 每一个困难或烦恼都会被放大,因此对于一封电子邮件来说是一个小烦恼或时间浪费,对于数百封电子邮件来说将是一个巨大的烦恼和时间。

对于某些人来说,这将是对文件夹结构折磨的一种可喜的解脱,但其他一些人将需要为失去精心设计的、复杂的、合乎逻辑的、漂亮的文件夹结构而深吸一口气。 如果那是你,那么,不幸的是,这将是难以接受的。 我们了解您的痛苦,即使我们确信单个存档的长期收益将足以弥补更改系统的短期痛苦

怎样批量归档您的电子邮件

似乎很明显,要存档您的电子邮件,您只需将它们移动到您的存档文件夹中,您是对的。 但是,如果您的收件箱中有成百上千封电子邮件,那么单独移动它们似乎会令人生畏。 理想情况下,您需要找到一种方法来批量移动它们。


如果您使用的是像 Microsoft 这样的客户端 Outlook 或 Apple Mail,批量选择邮件很容易。 单击收件箱中的一封电子邮件,向下滚动,按键盘上的 SHIFT 键并选择另一封电子邮件。 将选择第一个和第二个之间的所有电子邮件。 您可以将它们拖放到存档文件夹中,或使用存档按钮。 就像用来代表的软盘图标 Save,有一个标准的存档图标,看起来像一个传统的纸板存档盒。 这是在两个 Outlook 和 Apple Mail(客户端应用程序和移动应用程序)用于存档按钮。

中的存档按钮 Outlook 丝带 Apple Mail 中的存档按钮

如果您使用的是 Outlook 客户端,您还可以创建一个快速步骤操作,将所有选定的电子邮件标记为已读,并通过单击(或键盘快捷键)将它们移动到存档文件夹。

如果您决定重新开始,那么您始终可以使用 Ctrl + A 键盘快捷键(Mac 上为 Command + A)来选择收件箱中的所有电子邮件并将其归档。 我们无法告诉您这样做是否正确,但您肯定会很快收到一个空收件箱。

在 Gmail 等网络界面中,您可以通过单击页面顶部的复选框一次选择一个页面。

Gmail 选择复选框

选择电子邮件后,单击存档以移动它们。

Gmail 存档按钮

没有选择 Gmail 收件箱中所有电子邮件的键盘快捷键(虽然 * + a 将选择页面上的所有电子邮件)但是当您选择页面上的所有电子邮件时,消息栏将出现在电子邮件上方让您可以选择收件箱中的所有电子邮件。

用于选择 Gmail 收件箱中所有电子邮件的链接


单击此链接可选择收件箱中的所有电子邮件。 消息栏将更改以允许您取消选择。

用于清除 Gmail 收件箱中所有电子邮件选择的链接

您应该存档多少封电子邮件?

您想要一次存档的电子邮件数量完全取决于您。 正如我们之前所说,拥有一个空的收件箱充其量是暂时的,最坏的情况几乎是不可能的。 您无法控制收件箱中的内容,因为知道您地址的任何人都可以向您发送内容。 因此,即使您设法清空了收件箱,它也不会一直空着。 也就是说,这不是一个糟糕的目标,因为收件箱是空的,即使是很短的时间,也肯定会减轻您肩上的压力。 但它不会留空,这就是为什么管理您的电子邮件是一个过程,而不是一个目标。 当然,如果您不需要保留电子邮件,则不必将其存档,您可以将其删除——这是节省空间的绝佳选择。

因此,与其将所有精力都集中在归档(或删除)收件箱中的每封邮件上,不如专注于可以减轻电子邮件压力的可实现目标。 只有您知道什么会减轻您的电子邮件压力,但是 example 目标是:

  • 一天结束时没有留下高优先级邮件
  • 您的收件箱中没有超过两个工作日的邮件
  • 周末没有来自您的员工/经理/客户的邮件(酌情删除)

找出哪些电子邮件会给您带来最大的压力。 优先处理和归档(或删除)这些电子邮件。

什么是收件箱零,您怎样实现?

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