什么是注释 Outlook 以及怎样使用它们?

微软 Outlook 允许您创建电子便签,您可以在其中显示 Outlook 或者就在您的桌面上,让您从办公桌上取下所有真正的便利贴。

在我们开始之前,让我们花点时间记住在便利贴上写下密码,无论是电子的还是其他的,都是非常糟糕的。 多年来,我们已经撰写了大量有关密码安全的文章,因此请花点时间选择一个密码管理器并使用它。 总有一天你会感谢我们的。

为什么应该使用密码管理器,以及怎样开始

创建新笔记

首先要做的是打开Notes选项 Outlook. 通过转到左下角来执行此操作 Outlook,单击导航选项中的三个点,然后单击“备注”。

您可以在其中添加、编辑和删除笔记的“笔记”选项将打开。

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要创建新笔记,请单击“新建笔记”。 这将创建一个具有默认大小和颜色的新笔记。

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使用笔记

Outlook’s Notes 看起来很简单,但它们在一个小方块中包含了很多功能。 您的笔记有六个不同的区域。

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1. 便笺本身,您可以在其中键入文本。
2. 便笺菜单,您可以在便笺上执行各种选项。
3.“移动手柄”,您可以点击它并使用它在屏幕上拖动笔记。
4. 该 close 关闭笔记的选项。
5.“调整大小手柄”,您可以单击并拖动以调整笔记大小。
6. 您上次修改笔记的日期和时间。

你不会看到的一件事是 Save 选项。 当您单击 close 选项或什至单击离开笔记到其他地方,笔记会自动为您保存,并且没有版本控制(就像物理便利贴一样)。

笔记的第一行成为文件名(即使第一行是空白的),所以如果你想重命名笔记,你需要重写其中的第一行文本。

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整理笔记

您可以利用笔记的第一行成为文件名这一事实,通过将第一个单词作为您需要执行的操作(例如,“待办事项”、“呼叫”、“提醒”、等等)。 默认情况下,您的笔记显示在图标视​​图中。

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这按修改日期对您的笔记进行排序,最近修改(或创建)的笔记在前面。 如果您切换到备注列表视图,您可以更清楚地看到这一点。

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要按操作类型组织笔记,您可以通过转到“查看”>“查看设置”按主题对笔记进行排序。

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我们之前已经介绍过更改视图设置,因此我们不会在此处详细介绍,但如果您已对邮件文件夹进行了更改,您就会知道这非常简单。 将视图更改为按主题排序后,您的不同操作将更容易看到。

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按颜色分类笔记

您还可以通过更改类别来更改笔记的颜色。 这可以通过以下三种方式之一完成:

1. 在备注窗口中选择备注并单击主页 > 分类选项。

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2. 右键单击​​注释窗口中的注释并从上下文菜单中选择“分类”。

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3. 单击打开的笔记左上角的菜单,然后从菜单中选择“分类”。

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选择您希望笔记的颜色。 如果您之前未使用过类别,您将看到一个用于重命名类别和更改颜色的选项。

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一旦您选择了您的类别,整个便笺将与您选择的颜色相匹配,并且便笺窗口中的图标将更改颜色。

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这是一种跟踪您拥有的不同类型笔记的简单方法,因为您无需阅读或订购笔记即可了解每个笔记是什么。

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将笔记添加到您的桌面

好的,这包括设置您的笔记并对其进行分类。 让我们看看将它们添加到您的桌面。 好消息是它就像打开笔记然后最小化一样简单 Outlook. 打开的笔记可以四处拖动,放在桌面上任何你想要的地方。

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一旦您 close Outlook,注释将 close 同样,这是有道理的,但并不理想。 但是,当您再次单独打开它们时 Outlook 它会在您离开它们的相同位置打开它们,因此一旦您仔细安排它们,它们将留在同一个地方。 如果你是那种从不关门的人 Outlook 除非您重新启动计算机,否则无论怎样这都不是什么大问题。

如果你想打开笔记但不 Outlook, 可以将笔记保存在外面 Outlook 并在不打开主要内容的情况下打开它们 Outlook 应用程序。 为此,请单击笔记的菜单选项并选择“Save 作为。”。

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将打开一个标准的 Windows 对话框,让您选择保存位置。 我们将选择桌面。

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当您打开保存的消息时,便笺将在您离开的地方打开,没有 Outlook 应用程序正在打开。 (从技术上讲, Outlook 应用在后台打开,但你看不到它,你也不会收到通知。)因为它是笔记的副本 Outlook,而不是原始笔记,更改它不会更新 Outlook 但如果您将笔记用于视觉提醒而不是待办事项的运行记录,那很好。

向其他人发送笔记

您还可以将笔记发送给其他人。 如果他们有 Outlook,他们将能够将它们作为备忘录打开并像您一样使用它们。 要向某人发送便笺,请单击便笺的菜单选项并选择“转发”。

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这将创建一封带有注释作为附件的电子邮件。

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如果收件人在 Gmail 之类的邮件程序或 Thunderbird 之类的客户端中打开附加便笺,它将被视为纯文本电子邮件,但如果他们在 Outlook,它将被视为注释。 这使得它在将东西发送给办公室中正在使用的同事时特别有用 Outlook,尤其是当您的团队使用 Notes 时。

笔记不是最华丽或功能最丰富的部分 Outlook,但如果您是便利贴类型的极客,那么它们既简单又有效。 而且您永远不必担心它们会被清洁工移除、失去粘性和脱落,或者让任何路过的人都能看到信息。

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