怎样使用对话清理工具 Outlook

有些人喜欢保留他们的 Outlook 文件夹得到完美控制,电子邮件被整齐地分类并存储在一个逻辑的、最小的文件夹结构中。 我们大多数人都不是这样,所以 Microsoft 提供了工具来提供帮助。 其中一种工具是鲜为人知的对话清理工具,它可以从对话中删除或移动多余的电子邮件。 这是它的工作原理。

您可以针对单个对话、文件夹或文件夹及其所有子文件夹运行对话清理工具。 它查找多余的电子邮件,这意味着那些完全包含在对话中的另一封邮件中的电子邮件。 然后它会删除(默认情况下)这些电子邮件或将这些电子邮件移动到另一个文件夹,具体取决于您的设置方式。 这有助于防止您的邮箱被同一封邮件的多个副本填满。

首先,您需要设置对话清理参数。 前往文件 > 选项 > 邮件,然后向下滚动到“对话清理”部分。

默认情况下,对话清理会删除项目,但如果您想将多余的项目移动到文件夹中,您可以单击“浏览”并选择要将它们移动到的文件夹。 如果您想自己仔细检查工具发现的消息确实是多余的,这很方便。 根据我们的经验,对话清理工具是可靠的,但有时无法替代您自己检查。

怎样使用对话清理工具 Outlook 1

您可能可以保留其他默认选项,因为它们很有意义,但如果您的情况或偏好不同,请继续并根据需要打开或关闭参数。 按照您想要的方式进行设置后,单击“确定”返回 Outlook.


现在,您需要打开该工具。 在“主页”选项卡上,单击“清理”按钮。 下拉菜单为您提供了清理文件夹、整个文件夹或整个文件夹和所有子文件夹中当前选择的对话的选项。

怎样使用对话清理工具 Outlook 2

如果您不需要“清理对话”选项,也可以通过单击文件夹 > 清理文件夹来访问此菜单。

怎样使用对话清理工具 Outlook 3

我们现在将使用“清理文件夹”,但无论您清理对话、文件夹还是文件夹及其子文件夹,过程都是相同的。 对于一键式选项,您始终可以右键单击导航窗格中的文件夹,然后选择“清理文件夹”。

怎样使用对话清理工具 Outlook 4

第一次运行此工具时,会弹出一个警告,让您可以选择更改设置、运行该工具或取消操作。

怎样使用对话清理工具 Outlook 5

如果您希望该工具在不看到此弹出窗口的情况下运行,请启用“不再显示此消息”选项。

怎样使用对话清理工具 Outlook 6

单击“清理文件夹”以运行该工具(如果您打开了“不再显示此消息”选项,那么从此时起,该工具将在您选择后立即运行)。 当该工具运行时(如果您是第一次在包含大量消息的文件夹上运行它可能需要一段时间),状态通知会出现在底部的栏中 Outlook.

怎样使用对话清理工具 Outlook 7


你可以继续使用 Outlook 在此运行时。 一旦状态通知消失,工具就完成了。 它不会告诉您它已完成——该工具旨在在后台运行以帮助您,而不是用消息轰炸您——但它会告诉您是否找不到任何要清理的消息。

怎样使用对话清理工具 Outlook 8

这里的所有都是它的。 当我们在一个 example 在包含 2487 封电子邮件的文件夹中,发现了 502 封可以删除的邮件。 文件夹中超过五分之一的电子邮件是多余的,因此如果您的空间不足或厌倦了在对话中跋涉,它是一个令人大开眼界和值得使用的工具。

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